Workflow TeamAssistant: obieg dokumentów i procesów
Koniec z papierowym obiegiem dokumentów
TeamAssistant przejmuje obieg faktur, dokumentów i wewnętrznych procesów, od wpływu przez akceptację po księgowanie. Faktury pobiera z KSeF, kieruje je do właściwych osób i pilnuje, żeby nic nie utknęło. Zespół przestaje przepisywać i szukać, a Ty widzisz każdy dokument na żywo.
Papierowy obieg dokumentów kosztuje czas i gubi kontrolę
Faktura krąży między biurkami, akceptacja czeka na podpis, a nikt nie wie, na czyim biurku właśnie leży. Ręczne przepisywanie, szukanie dokumentów i pilnowanie terminów zjada godziny, a przy KSeF dochodzi jeszcze wymóg zgodności, którego papier nie ogarnie.
Dokumenty giną w obiegu
Faktura albo wniosek utyka na czyimś biurku, bez śladu, gdzie jest i kto ma podjąć decyzję.
Ręczne przepisywanie i dekretacja
Dane z faktur trzeba wprowadzić i zaksięgować ręcznie, powtarzalnie i podatnie na pomyłkę.
Wymogi KSeF i terminy
Zgodność z KSeF, budżet, terminy akceptacji. Papierowy obieg nie pilnuje ich za nikogo.
Co robi TeamAssistant
To nie kolejny program do obsługi. TAS przejmuje cały obieg, od momentu, gdy dokument wpływa, po jego zaksięgowanie, i pilnuje go za Was na każdym kroku.
Pobiera faktury z KSeF
Automatycznie zaciąga faktury ze skrytki KSeF i wprowadza je do obiegu, bez ręcznego importu.
Kieruje dokumenty do właściwych osób
Rozpoznaje typ dokumentu i przekazuje go do decydentów wg ustalonego obiegu, akceptacja idzie sama.
Prowadzi wieloetapowe akceptacje
Weryfikacja merytoryczna, akceptacja i podpis elektroniczny: cały łańcuch decyzji w jednym miejscu.
Dekretuje i księguje
Podpowiada dekretację i synchronizuje zaksięgowane dokumenty z Waszym systemem finansowo-księgowym.
Pilnuje budżetu i zgodności
Blokuje wydatki bez pokrycia i sprawdza zgodność z regułami zamówień, zanim dokument pójdzie dalej.
Pokazuje każdy dokument na żywo
W każdej chwili widać, gdzie jest dokument, kto go ma i czy termin akceptacji nie ucieka.
Trzy obiegi, jeden system
TAS obejmuje procesy, które w każdej organizacji krążą osobno na papierze, i spina je w jeden, przejrzysty przepływ.
Obieg faktur
Pobranie z KSeF, grupowanie po NIP, weryfikacja, akceptacja i księgowanie, z synchronizacją do systemu finansowego.
E-kancelaria
Wiele kanałów wpływu w jednym miejscu, dekretacja i rejestry, śledzenie i kontrola każdego pisma.
Obieg zakupowy
Wnioski zakupowe, wieloetapowa akceptacja, blokowanie środków bez pokrycia i zgodność z regułami zamówień.
Sprawdzone w praktyce
Penta Hospitals: obieg dokumentów w szpitalu
W Penta Hospitals TAS zastąpił papierowy, ręczny obieg faktur elektronicznym przepływem spiętym z KSeF i szpitalnym systemem InfoMedica. Nie z prezentacji, tylko z realnej pracy działu finansów w placówce medycznej.
Faktury prosto z KSeF
System pobiera faktury ze skrytki KSeF i od razu wprowadza je do obiegu, bez ręcznego importu.
Integracja z InfoMedica
Zaksięgowane dokumenty synchronizują się ze szpitalnym systemem, dane w jednym miejscu, bez rozjazdu.
Krótszy obieg dokumentów
Elektroniczny przepływ likwiduje wąskie gardła papieru, akceptacja nie czeka na wędrówkę dokumentu.
Pełna widoczność i zgodność z KSeF
Każdy dokument widoczny na żywo, mniej błędów ręcznego wprowadzania, obieg zgodny z wymogami KSeF.
Gdzie wdrażamy TeamAssistant
TAS sprawdza się wszędzie tam, gdzie krąży dużo dokumentów i liczy się zgodność. Segment wiodący to ochrona zdrowia, czyli placówki, w których błąd w danych i utknięty dokument kosztują najwięcej.
- Placówki medyczne i szpitale
- Finanse i księgowość
- Administracja i sektor publiczny
- Produkcja i logistyka
Zobaczcie TAS na własnych dokumentach
Umówcie rozmowę, a pokażemy, gdzie w Waszym obiegu dokumentów TeamAssistant odda zespołowi najwięcej czasu i domknie zgodność z KSeF. Bez zobowiązań.