AI + Workflows · Case Study
Optymalizacja obiegu faktur i integracja z KSeF w szpitalu dzięki systemowi TAS
Czym jest Penta Hospitals?
Grupa Penta Hospitals (EMC) operuje na złożonym ekosystemie informatycznym, w którym kluczowe znaczenie ma integracja procesów medycznych z administracyjnymi. Infrastruktura opiera się na podziale na tzw. „część białą”, dedykowaną bezpośredniej pracy lekarza, oraz „część szarą”, wspierającą zaplecze operacyjne i rozliczeniowe.
W obszarze medycznym wykorzystywane są systemy Clininet (CGM) oraz AMS (Asseco), natomiast warstwa administracyjna oparta jest na rozwiązaniu Comarch Infomedica Emedica. Takie środowisko generuje ogromną liczbę punktów styku, w których dane muszą być procesowane między różnymi platformami.
Problem Klienta
Współczesne placówki medyczne mierzą się z rosnącą presją modernizacji procesów administracyjnych, co stało się szczególnie widoczne w obszarze finansowo księgowym.
Archaiczny, manualny model pracy generował konkretne trudności:
Papierowy obieg
Model oparty na fizycznym obiegu dokumentów i ręcznej dekretacji przy rosnącej skali operacji generował kosztowne opóźnienia oraz ryzyko błędów ludzkich.
Wymóg KSeF
Sytuację zaostrzyła konieczność dostosowania jednostki do wymogów Krajowego Systemu e Faktur (KSeF).
Integracja bez paraliżu
Szpital musiał płynnie przejść na cyfrowy odbiór faktur ustrukturyzowanych i zintegrować je z systemem InfoMedica, nie paraliżując bieżącej pracy księgowości.
Rozwiązanie
Odpowiedzią stało się wdrożenie systemu TAS, zaawansowanej platformy do elektronicznego obiegu dokumentów, zaprojektowanej z myślą o pełnej synergii z krajowymi standardami e fakturowania oraz systemem InfoMedica.
Pobieranie z KSeF
System zautomatyzował fundamenty pracy księgowej poprzez bezpośrednie pobieranie faktur z bramki KSeF do cyfrowego środowiska workflow.
Inteligentna klasyfikacja
TAS wprowadził inteligentną klasyfikację dokumentów, które są teraz automatycznie kierowane do właściwych osób decyzyjnych zgodnie z predefiniowaną ścieżką akceptacji.
Spójny strumień danych
Dzięki ścisłemu powiązaniu z systemem księgowym cały proces, od wpłynięcia faktury przez zatwierdzenie merytoryczne aż po finalną dekretację, odbywa się w ramach jednego, spójnego strumienia danych.
Rezultaty
Wdrożenie systemu TAS przekształciło dział finansowy szpitala w nowoczesną jednostkę operacyjną.
Szybszy obieg
Najważniejszym rezultatem jest drastyczne skrócenie czasu obiegu dokumentów oraz wyeliminowanie „wąskich gardeł” typowych dla obiegu papierowego.
Kontrola w czasie rzeczywistym
Organizacja odzyskała pełną kontrolę nad finansami. Każdy dokument jest widoczny w systemie w czasie rzeczywistym, co pozwala na natychmiastową weryfikację statusu i historii zmian.
Mniej błędów
Redukcja manualnego wprowadzania danych zminimalizowała ryzyko pomyłek księgowych.
Zgodność z KSeF
Pełna zgodność z wymogami KSeF zapewniła szpitalowi bezpieczeństwo prawne i przygotowała fundament pod dalszą cyfryzację.
Bezpieczeństwo prawne
Nie wiesz jakie rozwiązanie wybrać?
Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci dobrać rozwiązanie, która spełnia potrzeby biznesowe Twojej firmy.