Czym jest Pentahospitals?

Grupa Penta Hospitals (EMC) operuje na złożonym ekosystemie informatycznym, w którym kluczowe znaczenie ma integracja procesów medycznych z administracyjnymi. Infrastruktura opiera się na podziale na tzw. „część białą”, dedykowaną bezpośredniej pracy lekarza, oraz „część szarą”, wspierającą zaplecze operacyjne i rozliczeniowe. W obszarze medycznym wykorzystywane są systemy Clininet (CGM) oraz AMS (Asseco), natomiast warstwa administracyjna oparta jest na rozwiązaniu Comarch Infomedica Emedica. Takie środowisko, choć funkcjonalne, generuje ogromną liczbę punktów styku, w których dane muszą być procesowane między różnymi platformami, co naturalnie tworzy przestrzeń dla automatyzacji rutynowych czynności biurokratycznych.

Problem Klienta

Współczesne placówki medyczne mierzą się z rosnącą presją modernizacji procesów administracyjnych, co w przypadku badanego szpitala stało się szczególnie widoczne w obszarze finansowo-księgowym. Głównym problemem był archaiczny, manualny model pracy, oparty na fizycznym obiegu dokumentów i ręcznej dekretacji, który przy rosnącej skali operacji generował kosztowne opóźnienia oraz ryzyko błędów ludzkich. Sytuację zaostrzyła konieczność dostosowania jednostki do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Szpital stanął przed trudnym zadaniem: jak płynnie przejść na cyfrowy odbiór faktur ustrukturyzowanych i zintegrować je z posiadanym systemem InfoMedica, nie paraliżując przy tym bieżącej pracy działu księgowości.

Rozwiązanie

Odpowiedzią na te potrzeby stało się wdrożenie systemu TAS – zaawansowanej platformy do elektronicznego obiegu dokumentów, zaprojektowanej z myślą o pełnej synergii z krajowymi standardami e-fakturowania oraz systemem finansowym InfoMedica. Rozwiązanie to zautomatyzowało fundamenty pracy księgowej poprzez bezpośrednie pobieranie faktur z bramki KSeF do cyfrowego środowiska workflow. System TAS wprowadził inteligentną klasyfikację dokumentów, które są teraz automatycznie kierowane do właściwych osób decyzyjnych zgodnie z predefiniowaną ścieżką akceptacji. Dzięki ścisłemu powiązaniu z systemem księgowym, cały proces – od momentu wpłynięcia faktury, przez zatwierdzenie merytoryczne, aż po finalną dekretację – odbywa się w ramach jednego, spójnego strumienia danych.

Rezultaty

Wdrożenie systemu TAS przekształciło dział finansowy szpitala w nowoczesną jednostkę operacyjną, charakteryzującą się wysoką odpornością na błędy i szybkością działania. Najważniejszym rezultatem jest drastyczne skrócenie czasu obiegu dokumentów oraz wyeliminowanie „wąskich gardeł” typowych dla obiegu papierowego. Organizacja odzyskała pełną kontrolę nad finansami – obecnie każdy dokument jest widoczny w systemie w czasie rzeczywistym, co pozwala na natychmiastową weryfikację jego statusu i historii zmian. Redukcja manualnego wprowadzania danych zminimalizowała ryzyko pomyłek księgowych, a pełna zgodność z wymogami KSeF zapewniła szpitalowi bezpieczeństwo prawne i przygotowała fundament pod dalszą cyfryzację kolejnych procesów biznesowych.