Studium przypadku: M-Files Ment tworzy rozwiązanie samoobsługowe dla fińskiej firmy technologicznej o globalnym zasięgu

Dzięki użyciu M-Files Ment, Tietoevry stworzyło generator Standardowych Klauzul Umownych (SCC), co pozwoliło im na szybsze i zgodne zawieranie umów.

Tietoevry to czołowa firma technologiczna z siedzibą w Finlandii, o silnych korzeniach nordyckich i globalnym zasięgu. Pracując z 24 000 ekspertami na całym świecie, Tietoevry specjalizuje się w chmurze, danych i oprogramowaniu, obsługując tysiące klientów przedsiębiorstwowych i sektora publicznego w ponad 90 krajach. Przetarg roczny Tietoevry wynosi około 3 miliardy euro, a firma jest notowana na giełdach NASDAQ w Helsinkach i Sztokholmie, a także na Oslo Børs.

W miarę ewoluowania przepisów dotyczących prywatności danych w Europie, Tietoevry stanęło przed wieloma wyzwaniami związanymi z utworzeniem nowego, zgodnego systemu do generowania klauzul umownych.

Wyzwanie:

4 czerwca 2021 r. Komisja Europejska wydała nowy zestaw standardowych klauzul umownych (SCC) w ramach Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych (RODO) dotyczących transferu danych do podmiotów trzecich. Dział prawny Tietoevry miał zadanie przeglądu SCC oraz ich wdrożenia do procesów zawierania umów w grupie Tietoevry w stosunkowo rygorystycznym obowiązkowym terminie.

Nowe SCC wprowadzają modułowe podejście, z indywidualnym zestawem klauzul dla różnych scenariuszy transferu, obejmujące cztery różne moduły. Ponadto nowe SCC zawierają klauzule opcjonalne – klauzule, w których konieczny jest wybór w oparciu o określone parametry, oraz załączniki, które trzeba wypełniać w sposób indywidualny dla każdego przypadku. Niektóre klauzule i załączniki dotyczą tylko niektórych modułów, a niektóre tylko częściowo.

W efekcie Tietoevry opublikowało nowe SCC jako złożony dokument liczący 34 strony. „Z uwagi na szeroki zakres operacji przetwarzania, wszystkie moduły musiały być brane pod uwagę zarówno z perspektywy sprzedaży i zamówień, jak i z perspektywy administratora i podmiotu przetwarzającego” – powiedziała Niina Koponen, Dyrektor ds. Partnerów Prawnych w Tietoevry.

„Naszą pierwszą reakcją, gdy przeglądaliśmy SCC, było: 'Jak oni chcą, żebyśmy mogli to opublikować w zrozumiałym formacie dla reszty organizacji?'”

Rozwiązanie M-Files:

Chociaż generatorów umów SCC już istniało online, Tietoevry chciało bardziej zaawansowanego rozwiązania, które zawierałoby praktyczne instrukcje obok każdej klauzuli wybranej przez użytkownika oraz umożliwiało łatwe wypełnianie części załączników SCC.

„Celem było umożliwienie zainteresowanym stronom wypełnienia odpowiedniego modułu SCC w prowadzony sposób 'samoobsługowy’ za pośrednictwem M-Files Ment, bez konieczności lub z minimalnym szkoleniem, dzięki czemu właściciele biznesu mogą samodzielnie generować dokumenty wysokiej jakości” – powiedziała Niina.

Tietoevry przeprowadziło krótkie badanie wykonalności i stwierdziło, że funkcja „widżetów” M-Files Ment oferuje jeszcze większą wartość dodaną. Interfejs „przycisków” w widżetach pozwala użytkownikom generować automatyczne dokumenty bez konieczności bezpośredniego dostępu do M-Files Ment – nie jest wymagane dodatkowe szkolenie.

Oprócz funkcji „widżetów”, M-Files Ment pomógł Tietoevry zidentyfikować i opisać przypadki użycia oraz połączyć odpowiedni moduł z odpowiednym przypadkiem użycia. „Identyfikacja i opisanie przypadków użycia były istotne z perspektywy użytkownika” – powiedziała Niina.

„Zidentyfikowaliśmy właściwy proces kontaktowania się (sprzedaż vs. zamówienia) i powiązane role prywatności każdej strony (która działa jako administrator, a która jako przetwarzający lub podmiot przetwarzający, kto jest eksporterem i importerem danych osobowych)” – dodała.

Następnie M-Files Ment podzielił SCC na indywidualne moduły i zidentyfikował różne klauzule dla każdego modułu według typów – obowiązkowych, opcjonalnych, itp. Zespół zidentyfikował również potrzebę dodatkowych klauzul dla każdego modułu SCC i stworzył listę przypadków użycia oraz zidentyfikował załączniki do każdego modułu i rodzaj treści.

„Załączniki miały styl Tietoevry i zostały stworzone w bardziej przyjaznej formie dla użytkownika, z opcjami 'zaznaczania pola’, co było zaprojektowane z myślą o końcowym użytkowniku” – powiedziała Niina.

Na koniec zespół M-Files Ment zbierał odpowiednie dane kontaktowe do prawnych podmiotów Tietoevry, aby zautomatyzować proces, oraz stworzył wewnętrzne instrukcje dla końcowego użytkownika, uzupełnione hiperłączami do wewnętrznych zasobów.

Wyniki:

Obecnie cały proces tworzenia SCC odbywa się w intranecie Tietoevry. „Automatycznie generowane dokumenty trafiają tam do odpowiedniego przypadku użycia za pomocą widżetów M-Files Ment” – powiedziała Niina.

„Automatyzacja modułów SCC znacząco przyczyni się do poprawy zgodności umów i zwolnienia czasu prawników na obsługę najważniejszych przypadków. Mamy również nadzieję, że umożliwi naszym końcowym użytkownikom poczucie bezpieczeństwa w tworzeniu i podpisywaniu tych nowych umów w sposób samoobsługowy” – dodała Niina.

„Celem było umożliwienie zainteresowanym stronom wypełnienia odpowiedniego modułu SCC w prowadzony sposób 'samoobsługowy’ za pośrednictwem M-Files Ment z minimalnym lub żadnym szkoleniem, dzięki czemu właściciele biznesu mogą samodzielnie generować dokumenty wysokiej jakości.”

Niina Koponen
Dyrektor ds. Partnerów Prawnych w Tietoevry

„[M-Files Ment] umożliwi naszym końcowym użytkownikom poczucie bezpieczeństwa w tworzeniu i podpisywaniu tych nowych umów w sposób samoobsługowy.”

Niina Koponen
Dyrektor ds. Partnerów Prawnych w Tietoevry