Studium przypadku: Jak M-Files Ment umożliwił fińskim firmom produkcyjnym Banijay tworzenie umów szybciej i z większą zgodnością

Banijay Finland, Endemol Shine Finland i Jarowskij Finland są częścią międzynarodowego potentata w dziedzinie treści, Banijay Group, która jest domem dla ponad 130 firm produkcyjnych w 21 terytoriach. Fińskie firmy produkcyjne produkują znaczną ilość najchętniej oglądanych treści w Finlandii każdego roku. Są to wszystkie indywidualne projekty, które wymagają umów ad hoc, takich jak umowy o pracę lub umowy o podwykonawstwo przed i w trakcie projektów.

Główne wyzwania przed M-Files:

Podczas zawierania umów z producentami zespoły prawne firm zaczęły dostrzegać, że zawsze istnieje kilka różnych wersji tych samych umów, co prowadziło do zamieszania i spowolnienia możliwości przetwarzania ważnej dokumentacji umownej.

„Zawsze zajmowało dużo czasu ustalenie, która wersja jest najnowszą, którą musieliśmy użyć. Zarządzanie tą wiedzą w bardziej efektywny i łatwiejszy sposób było kluczowym wymaganiem” – powiedziała Liina Laiso, Dyrektor ds. Prawnych i HR w fińskich spółkach-córkach Banijay. „Ponadto, gdy zachodziły zmiany legislacyjne, które wpływały na nasze sformułowania prawne, okazało się, że to czasochłonne zadanie, aby znaleźć i zmienić wszystkie różne wersje naszych umów – i nawet wtedy nie mogliśmy być pewni, że zmieniliśmy wszystkie nasze sformułowania” – kontynuowała Liina.

Dział prawny był obciążony żmudnym zadaniem wyszukiwania i identyfikowania najnowszej wersji każdej umowy. „Ponadto (jako prawnicy) tendujemy do ponownego wykorzystywania sformułowań prawnych, które najlepiej pasują do obecnego projektu na podstawie wcześniej uzgodnionych umów podobnego typu. Znalezienie wymaganego sformułowania wśród wielu różnych umów było także czasochłonnym zadaniem” – powiedziała Liina. „Potrzebowaliśmy narzędzia, które pozwalałoby nam szybciej, łatwiej i zgodnie z przepisami tworzyć umowy.”

Główne wyzwania przed M-Files

Firma przeprowadziła badania rynku, aby zidentyfikować przyjazne użytkownikowi narzędzie do automatyzacji dokumentów, które mogłoby pomóc jej działowi prawnemu w efektywnym przetwarzaniu umów i utrzymaniu zgodności. „Dość szybko okazało się, że M-Files Ment był dla nas najlepszym wyborem ze względu na jego przyjazność dla użytkownika i konkurencyjną cenę w porównaniu z innymi produktami dostępnymi na rynku” – wspominała Liina.

M-Files Ment dał także firmom możliwość automatyzacji szablonów, które zawsze były aktualne z najnowszą wersją. „M-Files Ment pozwolił nam skonsolidować nasze wzorce umów, dzięki czemu mieliśmy tylko jeden zautomatyzowany szablon dla każdej umowy, do którego każdy mógł mieć dostęp. To rozwiązało problem określenia, który wzorzec umowy był najnowszą wersją – dzięki M-Files Ment zautomatyzowany szablon jest zawsze najnowszą wersją. Gdy wymagane były aktualizacje, mogły być dokonywane szybko i łatwo, mając pewność, że wszystkie przyszłe dokumenty uwzględnią wprowadzone zmiany” – wyjaśniła Liina.

Liina szybko pochwaliła, jak pomocni byli eksperci M-Files Ment podczas procesu wdrożenia: „Podczas wdrożenia skupiliśmy się początkowo na tych dokumentach, które miały nam dostarczyć najwięcej wartości – naszych umowach o pracę. Dzięki wsparciu ekspertów Ment zautomatyzowaliśmy te dokumenty i stworzyliśmy dla nich szablony – zanim udostępniliśmy naszym producentom dostęp do M-Files Ment, aby mogli uzyskać do niego dostęp i przetestować. Otrzymane opinie były dobre, i wkrótce uruchomiliśmy te pierwsze szablony i wprowadziliśmy je do użytku. Ogólnie rzecz biorąc, proces wdrożenia trwał około trzech miesięcy – co dobrze wpasowało się w nasze możliwości”.

„To także dało nam, prawnikom, czas na poznanie M-Files Ment i upewnienie się, że jesteśmy w najlepszej pozycji do automatyzacji i utrzymania naszych dokumentów prawnych w przyszłości” – dodała Liina.

Wyniki:

Kiedy Liina została zapytana, jakie skutki miało wprowadzenie M-Files Ment na fińskie spółki-córki Banijay, szybko podkreśliła, jak dużo łatwiej jest znaleźć i używać szablonów w celu przygotowania umów. „Mamy teraz łatwy dostęp do wszystkich naszych najnowszych szablonów prawnych w M-Files Ment – oszczędzając czas na ich wyszukiwanie. Co więcej, posiadanie wszystkich najnowszych, regularnie aktualizowanych szablonów prawnych w jednym miejscu i łatwo dostępnych oznacza, że możemy szybciej zawierać umowy. Jest także pewność, że wszystkie dokumenty, które produkujemy, będą zgodne z najnowszymi przepisami” – powiedziała Liina.

Korzyści z M-Files Ment przekroczyły granice spółek produkcyjnych i okazały się również pomocne dla ich partnerów produkcyjnych. „To także było dobre dla ludzi, z którymi zawieraliśmy umowy. Proces zawierania umów został zoptymalizowany, ponieważ producenci rozumieją, które umowy są dla nich odpowiednie – i są w stanie być bardziej przygotowani, ponieważ rozumieją przewidywane obowiązki/punkty negocjacyjne” – powiedziała Liina.

„Kontynuujemy pracę nad ulepszaniem i dodawaniem nowych szablonów do M-Files Ment i cenią jego łatwość obsługi, co pozwala nam utrzymywać nasze szablony bez wsparcia technicznego. Zaczęliśmy od próby umów o pracę, a teraz zautomatyzowaliśmy ponad 30 różnych umów. Nasz zespół prawników przeprowadza automatyzację i utrzymanie swoich umów. Tworzenie szablonów umów to zabawa, zwłaszcza gdy widzi się konfetti, które pojawia się po opublikowaniu nowego” – podsumowała Liina.

„Mamy teraz łatwy dostęp do wszystkich naszych najnowszych szablonów prawnych w M-Files Ment – oszczędzając czas na ich wyszukiwanie. Co więcej, posiadanie wszystkich najnowszych regularnie aktualizowanych szablonów prawnych w jednym miejscu i łatwo dostępnych oznacza, że możemy szybciej zawierać umowy.”

Liina Laiso
Główny Dyrektor Prawny i ds. Zasobów Ludzkich w fińskich spółkach-córkach Banijay

„M-Files Ment pozwolił nam skonsolidować nasze wzorce umów, dzięki czemu mieliśmy tylko jeden zautomatyzowany szablon dla każdej umowy, do którego każdy miał dostęp. Rozwiązało to problem określenia, który wzorzec umowy jest najnowszą wersją – dzięki M-Files Ment zautomatyzowany szablon zawsze jest najnowszą wersją.”

Liina Laiso
Główny Dyrektor Prawny i ds. Zasobów Ludzkich w fińskich spółkach-córkach Banijay