Optymalizacja inwestycji w Microsoft

Rozjaśnij swoją strategię zarządzania informacjami. Zabezpiecz produktywność i wynik finansowy – zintegruj dzisiaj M-Files z pakietem Microsoft 365.

56% organizacji twierdzi, że ich systemy zarządzania dokumentami nie są połączone z innymi istniejącymi systemami.

“SharePoint sprawdza się bardzo dobrze, ale chcieliśmy systemu, który nie zależy od nazwy pliku, aby ludzie mogli z nim pracować, dlatego wybraliśmy M-Files. Możesz zmniejszyć procesy podatne na błędy, umieszczając je w systemie zarządzania dokumentami; poprawiasz jakość swojej pracy i skracasz czas potrzebny do jej wykonania.”

Kierownik ds. Informatyki
Brytyjska firma inżynieryjna

WYZWANIE 1
BAŁAGAN INFORMACYJNY = NISKA PRODUKTYWNOŚĆ

• Narzędzia Microsoft nie obejmują planu ani polityki określającej, jak zarządzana jest informacja.
• Informacje rozprzestrzeniają się po różnych systemach; pracownicy nie mogą znaleźć właściwych informacji.
• Dokumenty są kopiowane, kontrola wersji zawodzi, a zarządzanie dostępem nie może się dostosować do zmian.
• Pracownicy wiedzy tracą czas na szukanie właściwych informacji, są frustrujący i odtwarzają już istniejące rozwiązania, co prowadzi do słabej produktywności.

ROZWIĄZANIE

• M-Files łączy systemy Microsoft i inne, tworząc jedno źródło prawdy dotyczące danych przedsiębiorstwa.
• Możliwości wyszukiwania w M-Files pomagają znaleźć informacje na podstawie tego, czym są, a nie gdzie się znajdują.
• M-Files umożliwia kontrolę nad dostępem do dokumentów, wersjami, publikacją i dystrybucją.

“80% pracowników, którzy brali udział w badaniach, twierdzi, że odtworzyło dokumenty, które już istniały, ponieważ nie mogli ich znaleźć w swojej firmowej sieci. Każdy z działów uważał SharePoint za przydatne narzędzie, ponieważ było dostosowane do ich sposobu pracy. To, co nie działało, to jedno źródło prawdy dla naszych informacji inżynieryjnych na poziomie organizacji. Teraz mamy M-Files jako nasz system zarządzania informacjami inżynieryjnymi, który obsługuje automatyzację procesów, automatyczną klasyfikację, numerację dokumentów oraz przepływy pracy z recenzją i zatwierdzaniem. Udostępniliśmy go także dostawcom, kontrahentom i dostawcom, dzięki czemu prowadzą oni kontrolę dokumentów bezpośrednio w M-Files.”

Kierownik ds. Informacji Cyfrowych
Amerykańska firma naftowa i gazowa

WYZWANIE 2
BRAK KONTEKSTU TREŚCI

• Zarządzanie informacjami polega na manualnych procesach i staranności pracowników.
• M365 brakuje zautomatyzowanych zasad dotyczących nazewnictwa plików lub ich miejsca przechowywania.
• Dokumenty nie są automatycznie powiązane z danymi biznesowymi ani procesami. Procesy biznesowe muszą być śledzone ręcznie, co marnuje czas i pieniądze.

ROZWIĄZANIE

• M-Files łączy dokumenty z danymi biznesowymi, aby napędzać codzienne przepływy pracy i procesy.
• M-Files przewodniczy użytkownikom podczas tworzenia nowych treści lub archiwizowania istniejących dokumentów.
• Szczegóły, takie jak nazwa pliku, uprawnienia czy kolejny recenzent, są zautomatyzowane.
• Przepływy pracy, widoki, zadania i powiadomienia pomagają zachować porządek w codziennej pracy.

4 To średnia liczba odizolowanych repozytoriów danych, które firmy używają do przechowywania informacji.

“Zaletą M-Files jest jego elastyczność i zdolność do dostosowania do różnych potrzeb biznesowych. Możemy używać M-Files we wszystkich naszych projektach rozwoju zarządzania treścią przedsiębiorstwa, ponieważ integracja z innymi systemami biznesowymi przebiega płynnie.”

Lauri Vanhanen
Kierownik systemów do integracji i usług chmurowych w firmie Caruna

WYZWANIE 3
SKOMPLIKOWANE SPEŁNIANIE WYMAGAŃ DOTYCZĄCYCH ZGODNOŚCI

• Spełnianie wymagań dotyczących zgodności wymaga dodatkowej pracy i opiera się na ręcznych czynnościach.
• Ślady audytów zawodzą z powodu problemów z kontrolą dostępu i duplikacji dokumentów.
• Zgodność nie nadąża za tempem działalności biznesowej, a audyty generują zbędne obciążenia.

ROZWIĄZANIE

• M-Files automatyzuje kontrolę dostępu, dostosowując się do tempa i zasad działalności każdej firmy.
• Kontrole zgodności z branżowymi, standardowymi i regulacyjnymi są wbudowane w codzienną pracę.
• Zautomatyzowane przepływy pracy płynnie gromadzą i zachowują dowody na zgodność.
• Każde otwarcie i edycja treści tworzą elektroniczny ślad audytu.

M-Files integruje się z Microsoft 365 i działa jako jedyny punkt dostępu do wszystkich danych przedsiębiorstwa. Możesz znaleźć, uzyskać dostęp i zarządzać wszystkimi połączonymi danymi, niezależnie od ich repozytorium, za pośrednictwem interfejsów użytkownika Microsoft.

• Dodaj zarządzanie informacjami w dokumentach dostępnych z poziomu Teams.
• Połącz wiadomości e-mail i załączniki w programie Outlook z klientami i projektami.
• Zorganizuj informacje na wielu witrynach SharePoint i przeszukuj je według kryteriów istotnych z punktu widzenia biznesu.
• Uzyskuj dostęp i korzystaj z informacji z repozytoriów innych niż Microsoft bezpośrednio w Teams, Outlook, SharePoint, Word, Excel i PowerPoint.