Fallstudie: M-Files Ment schafft eine Self-Service-Lösung für ein weltweit tätiges finnisches Technologieunternehmen

Dank der Verwendung von M-Files Ment hat Tietoevry einen Generator für Standardvertragsklauseln (SCC) entwickelt, der es ihnen ermöglicht, Verträge schneller und konform abzuschließen.

Tietoevry ist ein führendes Technologieunternehmen mit Sitz in Finnland, starken nordischen Wurzeln und weltweiter Präsenz. Mit 24.000 Experten auf der ganzen Welt hat sich Tietoevry auf Cloud, Daten und Software spezialisiert und bedient Tausende von Unternehmens- und öffentlichen Kunden in über 90 Ländern. Der Jahresumsatz von Tietoevry beträgt etwa 3 Milliarden Euro, und das Unternehmen ist an den NASDAQ-Börsen in Helsinki und Stockholm sowie an der Oslo Børs gelistet.

Mit der Weiterentwicklung der Datenschutzbestimmungen in Europa sah sich Tietoevry vielen Herausforderungen bei der Schaffung eines neuen konformen Systems zur Erstellung von Vertragsklauseln gegenüber.

Herausforderung:

Am 4. Juni 2021 veröffentlichte die Europäische Kommission einen neuen Satz Standardvertragsklauseln (SCC) im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für den Transfer von Daten an Dritte. Die Rechtsabteilung von Tietoevry hatte die Aufgabe, die SCC zu überprüfen und in die Vertragsabschlussprozesse in der Tietoevry-Gruppe in einem relativ strikten vorgeschriebenen Zeitrahmen zu integrieren.

Die neuen SCC verwenden einen modularen Ansatz mit einem individuellen Satz von Klauseln für verschiedene Szenarien des Datenexports, die vier verschiedene Module abdecken. Darüber hinaus enthalten die neuen SCC optionale Klauseln – Klauseln, bei denen die Auswahl auf Grundlage bestimmter Parameter erfolgen muss, und Anhänge, die für jeden Fall individuell ausgefüllt werden müssen. Einige Klauseln und Anhänge betreffen nur bestimmte Module, während andere nur teilweise zutreffen.

Infolgedessen veröffentlichte Tietoevry die neuen SCC als ein komplexes Dokument mit 34 Seiten. „Aufgrund des breiten Spektrums von Verarbeitungsoperationen mussten alle Module sowohl aus Sicht des Vertriebs und der Bestellungen als auch aus Sicht des Datenschutzbeauftragten und des Auftragsverarbeiters berücksichtigt werden“, sagte Niina Koponen, Director of Legal Partners at Tietoevry.

„Unsere erste Reaktion, als wir die SCC durchgesehen haben, war: ‚Wie wollen sie, dass wir dies in einem für den Rest der Organisation verständlichen Format veröffentlichen?'“

Lösung M-Files:

Obwohl es bereits Online-Vertragsklausel-Generatoren gab, suchte Tietoevry nach einer fortgeschritteneren Lösung, die praktische Anweisungen neben jeder vom Benutzer ausgewählten Klausel enthielt und das einfache Ausfüllen von Teilen der SCC ermöglichte.

„Das Ziel war es, den Beteiligten die Möglichkeit zu geben, das entsprechende SCC-Modul in einem „self-service“-Modus über M-Files Ment auf eine benutzerfreundliche Weise auszufüllen, ohne Schulung oder mit minimaler Schulung, so dass Geschäftsinhaber qualitativ hochwertige Dokumente selbst erstellen können“, sagte Niina.

Tietoevry führte eine kurze Machbarkeitsstudie durch und stellte fest, dass die „Widget“-Funktion von M-Files Ment noch mehr Mehrwert bot. Die „Button“-Schnittstelle in den Widgets ermöglicht es den Benutzern, automatisch Dokumente zu generieren, ohne direkt auf M-Files Ment zugreifen zu müssen. Eine zusätzliche Schulung ist nicht erforderlich.

Neben den „Widget“-Funktionen half M-Files Ment Tietoevry dabei, Anwendungsfälle zu identifizieren und zu beschreiben und das richtige Modul mit dem richtigen Anwendungsfall zu verknüpfen. „Die Identifikation und Beschreibung der Anwendungsfälle waren aus Benutzersicht wichtig“, sagte Niina.

„Wir identifizierten den richtigen Kommunikationsprozess (Vertrieb vs. Bestellung) und die Datenschutzrollen jeder Partei (wer agiert als Verantwortlicher, wer als Auftragsverarbeiter, wer als Datenexporteur und -importeur)“, fügte sie hinzu.

Dann teilte M-Files Ment die SCC in individuelle Module auf und identifizierte verschiedene Klauseln für jedes Modul nach Typen – obligatorisch, optional, usw. Das Team identifizierte auch den Bedarf an zusätzlichen Klauseln für jedes SCC-Modul und erstellte eine Liste der Anwendungsfälle sowie Anhänge für jedes Modul und den Typ des Inhalts.

„Die Anhänge wurden im Tietoevry-Stil erstellt und in einer benutzerfreundlicheren Form mit Optionen für das Ankreuzen von Feldern gestaltet, was für den Endbenutzer konzipiert wurde“, sagte Niina.

Abschließend sammelte das M-Files Ment-Team die entsprechenden Kontaktdaten der Rechtspersonen von Tietoevry, um den Prozess zu automatisieren, und erstellte interne Anweisungen für den Endbenutzer, die mit Hyperlinks zu internen Ressourcen ergänzt wurden.

Ergebnisse:

Der gesamte Prozess der Erstellung von SCC erfolgt derzeit im Intranet von Tietoevry. „Automatisch generierte Dokumente werden mit Hilfe von M-Files Ment-Widgets in den entsprechenden Anwendungsfall eingefügt“, sagte Niina.

„Die Automatisierung der SCC-Module wird erheblich zur Verbesserung der Vertragskonformität beitragen und den Juristen mehr Zeit für die Bearbeitung wichtiger Fälle geben. Wir hoffen auch, dass sie unseren Endbenutzern ein Gefühl der Sicherheit bei der eigenständigen Erstellung und Unterzeichnung dieser neuen Verträge vermitteln wird“, fügte Niina hinzu.

„Das Ziel war es, den Beteiligten die Möglichkeit zu geben, das entsprechende SCC-Modul in einem ’self-service‘-Modus über M-Files Ment auf eine benutzerfreundliche Weise auszufüllen, ohne Schulung oder mit minimaler Schulung, so dass Geschäftsinhaber qualitativ hochwertige Dokumente selbst erstellen können.“

Niina Koponen
Leiter der Rechtsabteilungspartner bei Tietoevry

„[M-Files Ment] wird unseren Endbenutzern das Vertrauen geben, neue Verträge in einem Selbstbedienungsmodus zu erstellen und zu unterzeichnen.“

Niina Koponen
Leiter der Rechtsabteilungspartner bei Tietoevry