Fallstudie: Crowe UK

Crowe verwaltet über 500.000 Dokumente in M-Files und bietet den Mitarbeitern eine einheitliche Sicht auf Informationen, unabhängig davon, in welchem System sie gespeichert sind.

Förderung der Digitalisierung und Integration von Inhalten zwischen Plattformen.

Crowe U.K. LLP ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit und die Automatisierung informationsbasierter Geschäftsprozesse mithilfe von M-Files.

Crowe U.K. LLP (Crowe UK) ist eine führende Wirtschaftsprüfungs-, Steuerberatungs- und Risikoberatungsfirma mit landesweiter Präsenz, um ihre internationalen Reichweiten zu ergänzen. Das Unternehmen ist ein unabhängiges Mitglied von Crowe Global, einem der zehn größten Netzwerke von Buchhaltungs- und Beratungsfirmen weltweit, mit über 200 unabhängigen Buchhaltungs- und Beratungsunternehmen in mehr als 145 Ländern.

„Unsere Implementierung (des M-Files-Systems) erfolgte im August 2020, mitten in der Pandemie. M-Files konnte sich an uns anpassen und ein voll funktionsfähiges System unter Lockdown-Bedingungen für über tausend Mitarbeiter bereitstellen. Dies hat unsere Überzeugung von einem modernen und flexiblen Ansatz zur Kundeninteraktion bestätigt.“

Ian Norman
Nationaler Technologie-Direktor, Crowe UK

Herausforderungen vor der Einführung von M-Files

Crowe UK genießt das Vertrauen von Tausenden von Kunden aufgrund ihres Fachwissens, ihrer Fähigkeit kluger Entscheidungsfindung und ihrer Bereitschaft, nachhaltigen Mehrwert zu liefern. Ihr umfangreiches technisches Wissen und ihre tiefgreifenden Marktkenntnisse ermöglichen es ihnen, Einblicke und pragmatische Beratung für Unternehmen unterschiedlicher Größe, Berufspraktiken, gemeinnützige Organisationen, Pensionsfonds und Privatkunden bereitzustellen.

Für über 1000 Mitarbeiter und Partner von Crowe UK war das Teilen von Dokumenten auf nationaler Ebene kompliziert und führte zu Zeitverschwendung und Frustration der Teams. Da das Unternehmen auf Netzwerklaufwerken und der SharePoint-Plattform arbeitete, bedeutete das Teilen von Dateien mit anderen entweder das Versenden per E-Mail oder das Ändern des Dateifreigabesystems des Unternehmens, was eine komplizierte Verwaltung der Sicherheit durch die nationale Technologieabteilung erforderlich machte. Dies erschwerte die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und sechs Büros, da Crowe UK Dokumente in nahezu jedem ihrer Prozesse verwendet. Die Einhaltung der DSGVO zu überwachen, war ebenfalls zeitaufwändig.

Diejenigen, die zwischen Abteilungen arbeiteten, hatten manchmal Schwierigkeiten zu bestimmen, welche Versionen von Dokumentendaten aktuell sind, was die Notwendigkeit einer einzigen Quelle der Wahrheit betonte und sicherstellte, dass unabhängig davon, wie darauf zugegriffen wird, immer mit der neuesten Version des Dokuments gearbeitet wird.

Nach einem erheblichen Wachstum benötigte Crowe UK mehr Unterstützung von seiner technologischen Infrastruktur. Es stellte sich heraus, dass Netzwerklaufwerke und Ordner ihrem Wachstum nicht gewachsen waren.

In Anbetracht des steigenden Wettbewerbs in ihrer Branche hing das zukünftige Wachstum von Crowe UK teilweise von der Verbesserung der Leistung des Unternehmens und seiner Mitarbeiter, der Steigerung der Effizienz und Kosteneinsparungen ab. Doch isolierte Informationsquellen in ihren Geschäftsbereichen erschwerten die Schaffung eines einheitlichen Kundenerlebnisses.

Das Unternehmen brauchte eine flexible Lösung, die auf seine spezifischen Geschäftsanforderungen zugeschnitten werden konnte, den Informationszugriff verbesserte, Inhaltschaos reduzierte, Isolationsprobleme löste, Kundendaten sicherte und die Einhaltung von Vorschriften erhöhte.

Die Geschäftsleitung des Unternehmens erkannte, dass die Zentralisierung von Dokumenten effizienter, kostengünstiger und förderlicher für die Zusammenarbeit ist, wie Ian Norman, Director of National Technology bei Crowe UK, erklärte.

„Vor einiger Zeit haben wir beschlossen, dass die Verwendung von Netzwerkfreigaben keine moderne Lösung ist“, sagte er. „Deshalb wurde die Abkehr von Netzwerkfreigaben und die Verwendung einer integrierten Plattform zur Dokumentenverwaltung als ein wesentliches Schlüsselelement der gesamten Digitalisierungsbemühungen des Unternehmens angesehen.“

Das Unternehmen benötigte eine Content Services-Plattform mit Workflows zur Automatisierung von Aufgabenzuweisungen und -überwachung. Workflows waren erforderlich, um Crowe UK bei der Durchführung von Dokumenten durch Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse, beim Sammeln von Signaturen und beim Schutz kritischer Informationen zu helfen. Metadaten-Tags sollten dazu beitragen, Arbeitsphasen in Workflows zu führen.

„Unsere wichtigsten Ziele waren Flexibilität, interne Zusammenarbeit und Benutzerfreundlichkeit, mit dem langfristigen Ziel, die Zusammenarbeit mit Kunden erneut zu überdenken“, sagte Katy Bayliss, Director of National Client Solutions bei Crowe UK.

Die Geschäftsleitung von Crowe UK wollte die Mitarbeiter mit Technologie ausstatten, um ihre Produktivität zu steigern und eine bessere Kundenbetreuung zu gewährleisten.

Die Benutzeroberfläche der Plattform musste benutzerfreundlich und verständlich sein, da einige im Unternehmen Schwierigkeiten bei der Umstellung von herkömmlichen Dateisystemen auf eine fortschrittliche Dokumentenverwaltungsplattform hatten.

Im Rahmen des Bewertungsprozesses bewertete das Team sechs Produkte, darunter M-Files und SharePoint, anhand von Kriterien wie Funktionalität und Kosten. „Wir haben M-Files zuvor nicht verwendet, aber uns hat gefallen, was wir in unseren ersten Bewertungen gesehen haben“, sagte Ian.

M-Files-Lösung

Der Ansatz von M-Files zur Dokumentenverwaltung wurde von Crowe UK gebilligt, da das Unternehmen nach Sichtbarkeit und Integration zwischen seinen Systemen und Repositorien strebte. Die M-Files-Plattform bot einen einheitlichen Blick auf Informationen, unabhängig von den Daten und dem System, in dem sie gespeichert waren, wodurch die Notwendigkeit für eine Datenmigration verringert wurde.

Ein Teil dessen, was M-Files auszeichnete, waren seine vollständig integrierten Workflow-Funktionen. „Wir waren nicht sicher, ob viele andere Wettbewerber, mit denen er konkurrierte, tatsächlich integrierte Workflows hatten“, sagte Ian.

To pomogło przekonać Crowe UK do przyjęcia platformy, razem z jej interfejsem – który uznali za łatwy w użyciu i zrozumiały – oraz zespołem, który nią zarządzał.

Das half Crowe UK, die Plattform zu akzeptieren, zusammen mit ihrer benutzerfreundlichen und verständlichen Benutzeroberfläche sowie dem Team, das sie verwaltete.

Dank M-Files, das den Zugriff auf die für die Arbeit benötigten Informationen erleichtert, konnten die Mitarbeiter besser mit der Arbeit im Homeoffice zurechtkommen. Das half ihnen, mit der Arbeitsbelastung und Herausforderungen wie stressigen Kunden umzugehen, auch wenn einige von ihnen Kinder hatten, die zu Hause lernten.

„Ich glaube, dass Crowe UK die richtige Wahl getroffen hat, indem sie M-Files ausgewählt hat, und wir sehen dies als eine langfristige Partnerschaft für die Zukunft von Crowe UK und M-Files.“

Ian Norman
Director of National Technology, Crowe UK

Ergebnisse

Workflows vereinfachen und organisieren Routineaufgaben.

Crowe UK stellte fest, dass M-Files viele ihrer Erwartungen im Rahmen ihrer digitalen Transformationsstrategie erfüllt.

Zum Beispiel bietet M-Files, das vollständig in der Cloud basiert, allen nationalen Teams des Unternehmens die Möglichkeit zur Zusammenarbeit. Es speichert Dokumente, kennzeichnet sie mit Kunden und Aufgaben und aktualisiert automatisch Kunden- und Arbeitsdaten, indem es sich in das Firmenpraxis-Management-System integriert. Mitarbeiter von Crowe UK können die Workflow-Software problemlos für die Erstellung von Workflows verwenden.
Das Unternehmen hat jetzt viele Workflows, die jeden Monat wachsen und Aufgaben wie die Bearbeitung eingehender Korrespondenz, die Arbeit an der Unternehmenssteuer und die allgemeine Genehmigung von Tagesdokumenten verwalten, sagte Ian. Teamleiter und Partner nutzen Workflows, um gelieferte Materialien vor der Weiterleitung an Kunden zu genehmigen.
Crowe UK verwaltet nun alle ihre über 500.000 Dokumente in der M-Files-Plattform, unabhängig davon, ob sie ursprünglich in diesem System erstellt wurden.

Laut Ian ist das Sicherheitsmanagement viel einfacher, aber gleichzeitig flexibler und transparenter, sowohl in Bezug auf Abteilungen, Kunden, Aufgaben als auch auf Dateien. Für Mitarbeiter, die den traditionellen Dateiwiederherstellungsprozess im Vergleich zu den fortgeschrittenen Suchmaschinen von M-Files bevorzugen, erleichtert die Funktionalität der Plattformansichten das Auffinden von Informationen.

„Im Rahmen dieses Projekts hatten wir einige Workshops, die alle Bereiche des Unternehmens abdeckten. Dadurch konnten wir ein System erstellen, das für das Unternehmen geeignet war, und nicht den Benutzern aufgezwungen wurde. Wir haben M-Files-Champions identifiziert und eine umfassende Cloud-basierte Videoschulungsbibliothek rund um die Uhr erstellt, die jeder vor der Implementierung nutzen konnte.”

Das Projektteam verfolgte das Projekt von Anfang bis Ende. „Wir hatten eine Post-Implementierungsüberprüfung, und wir kamen zu dem Schluss, dass dies eines der Projekte war, bei dem wir sehr wenig oder gar nichts anders gemacht hätten“, fügte Ian hinzu. „Für alle, die jetzt M-Files verwenden, und das sind fast alle, funktioniert es nach Plan.”

„Ich bedauere, dass nicht alle unsere Projekte so waren wie dieses.“

Ian Norman
Leiter der nationalen Technologie, Crowe UK

„Erreichen der vollen Zusammenarbeit“

Der nächste Schritt in der Reise von Crowe UK mit M-Files wird die Einrichtung von Workflows für das Helpdesk-System des Unternehmens sein, das derzeit auf der SharePoint-Plattform läuft. „Wir beabsichtigen, das Workflow-System in M-Files zu nutzen, um ein neues System von Grund auf zu entwickeln. Es wird auch viele weitere Integrationen mit anderen strategischen Systemen geben“, sagte Ian.

Crowe UK hat einen Workflow in M-Files implementiert, der es Benutzern ermöglicht, Änderungen an der Software zu melden“, sagte Ian. Obwohl der Umfang der bisherigen Anfragen gering war, fügte er hinzu, dass es in etwa 12 Monaten nach der Implementierung mehr Anfragen geben wird.
„Wir erhalten nicht allzu oft Anfragen zur Beschleunigung des Systems oder zur vollständigen Änderung der Prozesse“, sagte Ian.

Nach dem erfolgreichen internen Zusammenarbeitsprozess wird sich Crowe UK nun auf die Verbesserung von Workflows und die Zusammenarbeit mit Kunden konzentrieren, um ein erstklassiges digitales Kundenerlebnis zu bieten.
„Das M-Files-Team unterstützt uns weiterhin und nimmt sich Zeit, um zu verstehen, worum es uns geht“, sagte Katy.
Der erste Grund, der Crowe UK dazu veranlasst hat, M-Files zu wählen, war die Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den Büros und Abteilungen, was sich deutlich verbessert hat. „Wir haben das Gefühl, dass wir vollständig zusammenarbeiten“, sagte Ian. „M-Files waren ein wichtiges Werkzeug zur Lösung dieses Problems.“

Die Arbeit mit dem M-Files-Projektteam war „eine großartige Erfahrung“, fügte er hinzu. „Sie waren immer verfügbar, freundlich und hilfreich“, sagte er. „Ich bedaure, dass nicht alle unsere Projekte so sind wie dieses. Ich glaube, dass Crowe UK die richtige Wahl mit M-Files getroffen hat, und wir sehen dies als eine langfristige Partnerschaft zwischen Crowe UK und M-Files. Wir betrachten M-Files als ein Werkzeug oder eine Lösung zur Dokumentenverwaltung und Workflow-Steuerung.“

WARUM M-FILES?

M-Files ist ein globaler Marktführer im Informationsmanagement. Die metadatenbasierte Dokumentenverwaltungsplattform M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, Informationen in jedem Kontext sofort zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Kontrolle über Informationen durchzusetzen. Dies verschafft Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil und eine signifikante Rendite aus ihrer Investition, da sie bessere Kundenerlebnisse bieten und die Arbeitsqualität bei gleichzeitig geringerem Risiko steigern.