Fallstudie: Wie M-Files Ment finnischen Produktionsunternehmen von Banijay geholfen hat, Verträge schneller und mit größerer Compliance zu erstellen

Banijay Finland, Endemol Shine Finland und Jarowskij Finland sind Teil des internationalen Branchenriesen Banijay Group, zu dem über 130 Produktionsfirmen in 21 Territorien gehören. Die finnischen Produktionsfirmen produzieren jedes Jahr eine beträchtliche Menge der meistgesehenen Inhalte in Finnland. Dies sind alles individuelle Projekte, die Ad-hoc-Verträge erfordern, wie Arbeitsverträge oder Unterauftragsvereinbarungen vor und während der Projekte.

Die Hauptprobleme vor M-Files:

Während des Abschlusses von Verträgen mit Produzenten begannen die Rechtsabteilungen von Unternehmen zu erkennen, dass es immer mehrere verschiedene Versionen derselben Verträge gibt, was zu Verwirrung und Verlangsamung der Verarbeitung wichtiger Vertragsdokumente führte.

„Es hat immer viel Zeit in Anspruch genommen, herauszufinden, welche Version die neueste ist, welche wir verwenden mussten. Das Verwalten dieses Wissens auf eine effizientere und einfachere Weise war ein wichtiges Anliegen“, sagte Liina Laiso, Director of Legal and HR bei den finnischen Tochtergesellschaften von Banijay. „Darüber hinaus, wenn sich gesetzliche Änderungen ergaben, die sich auf unsere rechtlichen Formulierungen auswirkten, stellte sich heraus, dass es zeitaufwändig war, alle verschiedenen Versionen unserer Verträge zu finden und zu ändern – und selbst dann konnten wir nicht sicher sein, dass wir alle unsere Formulierungen geändert haben“, fuhr Liina fort.

Die Rechtsabteilung war mit der mühsamen Aufgabe belastet, die neueste Version jedes Vertrags zu suchen und zu identifizieren. „Außerdem neigen wir als Juristen dazu, rechtliche Formulierungen, die am besten zu einem aktuellen Projekt passen, basierend auf zuvor vereinbarten Verträgen ähnlicher Art, erneut zu verwenden. Die benötigte Formulierung inmitten vieler verschiedener Verträge zu finden, war ebenfalls zeitaufwändig“, sagte Liina. „Wir brauchten ein Werkzeug, das es uns ermöglicht, Verträge schneller, einfacher und gesetzeskonform zu erstellen.“

Die Hauptprobleme vor M-Files:

Das Unternehmen führte Marktforschung durch, um eine benutzerfreundliche Dokumentenautomatisierungslösung zu identifizieren, die der Rechtsabteilung bei der effizienten Verarbeitung von Verträgen und der Wahrung der Konformität helfen könnte. „Es stellte sich recht schnell heraus, dass M-Files Ment aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit und des wettbewerbsfähigen Preises im Vergleich zu anderen auf dem Markt erhältlichen Produkten die beste Wahl für uns war“, sagte Liina.

M-Files Ment gab den Unternehmen auch die Möglichkeit, Vorlagen zu automatisieren, die immer auf dem neuesten Stand waren. „M-Files Ment ermöglichte es uns, unsere Vertragsvorlagen zu konsolidieren, sodass wir nur noch eine automatisierte Vorlage für jeden Vertrag hatten, auf die jeder zugreifen konnte. Das löste das Problem, welche Vorlage die neueste Version war – dank M-Files Ment ist die automatisierte Vorlage immer die neueste Version. Bei erforderlichen Updates konnten diese schnell und einfach durchgeführt werden, und es bestand die Gewissheit, dass alle zukünftigen Dokumente die vorgenommenen Änderungen berücksichtigen würden“, erklärte Liina.

Liina lobte auch, wie hilfreich die M-Files Ment-Experten während des Implementierungsprozesses waren: „Während der Implementierung konzentrierten wir uns zunächst auf diejenigen Dokumente, die uns den größten Nutzen bringen sollten – unsere Arbeitsverträge. Mit Unterstützung der Ment-Experten haben wir diese Dokumente automatisiert und Vorlagen für sie erstellt. Bevor wir unseren Produzenten den Zugang zu M-Files Ment gewährten, um es zu testen. Das Feedback war positiv, und bald darauf haben wir diese ersten Vorlagen implementiert und in Gebrauch genommen. Insgesamt dauerte der Implementierungsprozess etwa drei Monate – was gut zu unseren Möglichkeiten passte.“

„Das gab uns Juristen auch Zeit, M-Files Ment kennenzulernen und sicherzustellen, dass wir in einer guten Position sind, um unsere Rechtsdokumente in Zukunft zu automatisieren und zu pflegen“, fügte Liina hinzu.

Ergebnisse:

Als Liina gefragt wurde, welche Auswirkungen die Einführung von M-Files Ment auf die finnischen Tochtergesellschaften von Banijay hatte, betonte sie schnell, wie viel einfacher es ist, Vorlagen für die Vorbereitung von Verträgen zu finden und zu verwenden. „Wir haben jetzt einfachen Zugang zu all unseren neuesten rechtlichen Vorlagen in M-Files Ment – was Zeit bei der Suche nach ihnen spart. Darüber hinaus bedeutet der Besitz aller neuesten und regelmäßig aktualisierten rechtlichen Vorlagen an einem Ort und leicht zugänglich, dass wir Verträge schneller abschließen können. Es besteht auch die Gewissheit, dass alle von uns erstellten Dokumente den neuesten Vorschriften entsprechen“, sagte Liina.

Die Vorteile von M-Files Ment gingen über die Produktionsgesellschaften hinaus und erwiesen sich auch als hilfreich für deren Produktionspartner. „Das war auch für die Menschen, mit denen wir Verträge abgeschlossen haben, gut. Der Vertragsabschlussprozess wurde optimiert, da die Produzenten verstehen, welche Verträge für sie geeignet sind, und besser auf zukünftige Verpflichtungen und Verhandlungspunkte vorbereitet sind“, sagte Liina.

„Wir arbeiten weiter daran, M-Files Ment zu verbessern und neue Vorlagen hinzuzufügen, und schätzen seine Benutzerfreundlichkeit, die es uns ermöglicht, unsere Vorlagen ohne technische Unterstützung zu pflegen. Wir begannen mit Arbeitsvertragsvorlagen, und jetzt haben wir über 30 verschiedene Verträge automatisiert. Unser Team von Anwälten führt die Automatisierung und Wartung seiner Verträge durch. Das Erstellen von Vertragsvorlagen macht Spaß, insbesondere wenn man das Konfetti sieht, das erscheint, nachdem ein neues Dokument veröffentlicht wurde“, fasste Liina zusammen.

„Wir haben jetzt einfachen Zugang zu all unseren neuesten rechtlichen Vorlagen in M-Files Ment – was Zeit bei der Suche nach ihnen spart. Darüber hinaus bedeutet der Besitz aller neuesten und regelmäßig aktualisierten rechtlichen Vorlagen an einem Ort und leicht zugänglich, dass wir Verträge schneller abschließen können.“

Liina Laiso
Leiterin Recht und Personalwesen bei den finnischen Tochtergesellschaften von Banijay

„M-Files Ment hat es uns ermöglicht, unsere Vertragsvorlagen zu konsolidieren, sodass wir nur noch eine automatisierte Vorlage für jeden Vertrag haben, auf die jeder zugreifen kann. Dies hat das Problem gelöst, die aktuellste Vertragsvorlage zu identifizieren – dank M-Files Ment ist die automatisierte Vorlage immer die aktuellste.„

Liina Laiso
Leiterin Recht und Personalwesen bei den finnischen Tochtergesellschaften von Banijay