Studium przypadku: Crowe UK

Crowe zarządza ponad 500 000 dokumentami w M-Files, oferując pracownikom jednolite spojrzenie na informacje, niezależnie od tego, w którym systemie są przechowywane.

Napędzanie procesu cyfryzacji i łączenie treści między platformami.

Crowe U.K. LLP umożliwia płynną współpracę i automatyzację procesów biznesowych opartych na informacjach za pomocą M-Files.

Crowe U.K. LLP (Crowe UK) to wiodąca firma audytorska, podatkowa, doradcza i ryzyka z obecnością na skalę krajową, aby uzupełnić swoje międzynarodowe zasięgi. Firma jest niezależnym członkiem Crowe Global, jednej z dziesięciu największych sieci księgowych na świecie, z ponad 200 niezależnymi firmami księgowymi i doradczymi w ponad 145 krajach.

„Nasza implementacja (systemu M-Files) odbyła się w sierpniu 2020 roku, właśnie w trakcie pandemii. M-Files były w stanie dostosować się do nas i wdrożyć w pełni funkcjonujący system w warunkach lockdownu dla ponad tysiąca osób. To potwierdziło nasze przekonanie o nowoczesnym, elastycznym podejściu do interakcji z klientami.”

Ian Norman
Dyrektor Technologii Narodowej, Crowe UK

Główne wyzwania przed wdrożeniem M-Files

Crowe UK cieszy się zaufaniem tysięcy klientów dzięki swojej specjalistycznej wiedzy, zdolności podejmowania mądrych decyzji i gotowości do dostarczania trwałej wartości. Jej szeroka wiedza techniczna i głęboka znajomość rynku pozwalają jej świadczyć wgląd i pragmatyczne porady dla firm o różnym rozmiarze, praktyk zawodowych, organizacji non-profit, funduszy emerytalnych i klientów prywatnych.

Dla ponad 1000 pracowników i partnerów Crowe UK udostępnianie dokumentów na poziomie krajowym było skomplikowane, co prowadziło do marnowania czasu i frustracji zespołów. Ponieważ firma działała na dyskach sieciowych i platformie SharePoint, udostępnianie plików innym osobom oznaczało albo wysyłanie ich mailem, albo zmianę dostępu do systemu udostępniania plików firmy, co wymagało skomplikowanego zarządzania bezpieczeństwem przez narodowy dział technologiczny firmy. To utrudniało współpracę między działami i sześcioma biurami, ponieważ Crowe UK używa dokumentów w prawie każdym swoim procesie. Monitorowanie zgodności z RODO było także czasochłonne.

Osoby pracujące między działami czasem miały trudności z określeniem, które wersje danych dokumentów są aktualne, co podkreślało potrzebę jednego źródła prawdy i zapewnienia, że bez względu na to, w jaki sposób uzyskują do niego dostęp, pracują z najnowszą wersją dokumentu.

Po przejściu przez znaczny wzrost, Crowe UK potrzebowało większego wsparcia od swojej infrastruktury technologicznej. Okazało się, że dyski sieciowe i foldery nie mogły obsłużyć jej rozwoju.

Wraz z rosnącą konkurencją w swojej branży przyszły wzrost Crowe UK zależał częściowo od poprawy wyników firmy i jej pracowników, zwiększenia efektywności i cięcia kosztów. Jednak izolowane źródła informacji w jej liniach usług utrudniały osiągnięcie celu stworzenia jednolitego doświadczenia dla klientów. Potrzebowała elastycznego rozwiązania, które dostosuje się do jej konkretnych potrzeb biznesowych, poprawi dostęp do informacji, zredukuje chaos treści, usunie izolację, zabezpieczy dane klientów i zwiększy zgodność z przepisami.

Kierownictwo firmy zauważyło, że scentralizowanie dokumentów jest bardziej efektywne, kosztoszczędne i sprzyja współpracy, jak powiedział Ian Norman, Dyrektor Technologii Narodowej w Crowe UK. „Jakiś czas temu zdecydowaliśmy, że korzystanie z udziałów plików to niezbyt nowoczesne rozwiązanie”, powiedział. „Dlatego odejście od udziałów plików i wykorzystanie wbudowanej zaawansowanej platformy do zarządzania dokumentami uważano za istotny kluczowy element ogólnego inicjatywy transformacji cyfrowej firmy.”

Firma potrzebowała platformy usług treści z workflowami do automatyzacji przypisywania i monitorowania zadań. Worklowy były potrzebne, aby pomóc Crowe UK w przeprowadzeniu dokumentów przez procesy recenzji i zatwierdzeń, uzyskiwania podpisów i zapewnienia zachowania krytycznych informacji. Tagi metadanych miały pomóc w prowadzeniu etapów pracy w workflowach.

„Naszymi najważniejszymi celami była elastyczność, współpraca między biurami i łatwość użytkowania wewnętrznie, z długoterminowym celem ponownego rozważenia współpracy z klientem”, powiedziała Katy Bayliss, Dyrektor Rozwiązań Klienta Narodowego w Crowe UK.

Kierownictwo Crowe UK chciało wyposażyć pracowników w technologię, która zwiększy ich produktywność i pomoże świadczyć lepszą obsługę klienta.

Interfejs użytkownika platformy musiał być prosty w obsłudze i zrozumiały, ponieważ niektórzy w firmie mogli mieć trudności z przesiadką z tradycyjnego systemu plików na zaawansowaną platformę zarządzania dokumentami.

W ramach procesu oceny zespół ocenił sześć produktów, w tym M-Files i SharePoint, pod kątem takich czynników jak funkcjonalność i koszty. „Nie korzystaliśmy wcześniej z M-Files, ale spodobało nam się to, co zobaczyliśmy podczas naszych początkowych ocen”, powiedział Ian.

Rozwiązanie M-Files

Podejście M-Files do zarządzania dokumentami zyskało aprobatę w Crowe UK, ponieważ firma dążyła do uzyskania widoczności i integracji między swoimi systemami i repozytoriami. Platforma M-Files oferowała jednolite spojrzenie na informacje, niezależnie od tego, jakie były to dane i w jakim systemie były przechowywane, co zmniejszyło potrzebę migracji danych.

Część tego, co wyróżniało M-Files, to jego w pełni zintegrowane zdolności workflow. „Nie byliśmy przekonani, że wiele innych konkurentów, z którymi konkurował, miało naprawdę zintegrowany workflow”, powiedział Ian.

To pomogło przekonać Crowe UK do przyjęcia platformy, razem z jej interfejsem – który uznali za łatwy w użyciu i zrozumiały – oraz zespołem, który nią zarządzał.

„Nasza implementacja miała miejsce w sierpniu 2020 roku, właśnie w trakcie pandemii”, powiedział Ian. „M-Files były w stanie dostosować się do nas i wdrożyć w pełni funkcjonujący system w warunkach lockdownu dla ponad tysiąca osób. To potwierdziło nasze przekonanie o nowoczesnym i elastycznym podejściu do interakcji z klientem dostawcą.”

Dzięki M-Files, ułatwiającemu dostęp do informacji potrzebnych do wykonywania ich pracy, pracownicy mogli lepiej dostosować się do pracy zdalnej. Pomogło to im radzić sobie z obciążeniem pracą i rozwiązywać problemy, takie jak stresujący klienci, nawet gdy niektórzy opiekowali się dziećmi uczącymi się w domu.

„Wierzę, że Crowe UK dokonała właściwego wyboru wybierając M-Files, i widzimy to jako długoterminowe partnerstwo dla Crowe UK i M-Files w przyszłości.”

Ian Norman
Dyrektor Technologii Narodowej, Crowe UK

Wyniki

Workflows upraszczają i uporządkowują rutynowe zadania.

Crowe UK stwierdziła, że M-Files spełnia wiele oczekiwań w ramach jej strategii transformacji cyfrowej.

Na przykład M-Files, który jest w pełni oparty na chmurze, udostępnia całą dokumentację firmy do współpracy na poziomie krajowym. Przechowuje dokumenty i oznacza je klientem i zadaniem. Automatycznie aktualizuje dane klienta i pracy, integrując się z systemem zarządzania praktyką firmy. Pracownicy Crowe UK mogą łatwo używać oprogramowania do tworzenia workflowów.

Firma ma teraz wiele workflowów, które rosną każdego miesiąca, zarządzających takimi rzeczami jak przychodząca korespondencja, prace nad podatkiem od osób prawnych i ogólne zatwierdzanie codziennych dokumentów – powiedział Ian. Liderzy zespołów i partnerzy korzystają z workflowów, aby zatwierdzać dostarczane materiały przed przesłaniem ich klientom.

Crowe UK teraz zarządza wszystkimi swoimi ponad 500 000 dokumentami w ramach platformy M-Files, niezależnie od tego, czy zostały one pierwotnie utworzone w tym systemie.

Według Iana, zarządzanie bezpieczeństwem jest znacznie prostsze, ale jednocześnie bardziej elastyczne i przejrzyste, zarówno jeśli chodzi o działy, klientów, zadania, jak i pliki. Dla pracowników, którzy preferują bardziej tradycyjny proces odzyskiwania plików w porównaniu z zaawansowanymi silnikami wyszukiwania M-Files, funkcjonalność widoków platformy ułatwia odnalezienie informacji.

„W ramach tego projektu mieliśmy kilka warsztatów, które obejmowały wszystkie obszary działalności firmy. Pozwoliło nam to zbudować system odpowiedni dla firmy, a nie narzucany użytkownikom. Zidentyfikowaliśmy czempionów M-Files i stworzyliśmy kompleksową, opartą na chmurze bibliotekę filmów szkoleniowych dostępnych 24/7, którą każdy mógł wykorzystać przed wdrożeniem.”

Zespół projektowy śledził projekt od początku do końca. „Mieliśmy przegląd po wdrożeniu i doszliśmy do wniosku, że to jeden z projektów, w których bardzo niewiele lub wcale nie zrobilibyśmy inaczej”, dodał Ian. „Dla wszystkich osób korzystających z M-Files, a jest to obecnie prawie każdy, działa ono zgodnie z planem.”

„Żałuję, że wszystkie nasze projekty nie były takie jak ten.”

Ian Norman
Dyrektor Technologii Narodowej,
Crowe UK

„Osiągnięcie pełnej współpracy”

Kolejnym etapem w podróży Crowe UK z M-Files będzie utworzenie workflowów dla systemu pomocy technicznej firmy, który obecnie działa na platformie SharePoint. „Zamierzamy użyć systemu workflow w M-Files do opracowania nowego systemu od podstaw. Będzie także wiele dalszej integracji z innymi strategicznymi systemami” – powiedział Ian.

Crowe UK wdrożyło workflow usprawniający w M-Files, który umożliwia użytkownikom zgłaszanie zmian w oprogramowaniu – powiedział Ian. Chociaż zakres dotychczasowych żądań był niewielki, dodał, że pojawi się ich więcej za około 12 miesięcy po wdrożeniu.

„Niezbyt często dostajemy prośby o przyspieszenie systemu lub całkowitą zmianę procesów” – powiedział Ian.

Mając za sobą udaną wewnętrzną współpracę, Crowe UK teraz skupi się na poprawie workflowów i współpracy z klientami oraz na dostarczeniu najlepszego w swojej klasie cyfrowego doświadczenia klienta.

„Zespół M-Files nadal nas wspiera i poświęca czas na zrozumienie tego, o co prosimy” – powiedziała Katy.

Pierwszym powodem, który skłonił Crowe UK do wyboru M-Files, było poprawienie współpracy między biurami i działami, co wyraźnie się poprawiło. „Czujemy, że mamy pełną współpracę” – powiedział Ian. „M-Files były ważnym narzędziem w rozwiązaniu tego problemu.”

Praca z zespołem projektowym M-Files była „wspaniałym doświadczeniem” – dodał. „Byli zawsze dostępni, przyjaźni i pomocni” – powiedział. „Żałuję, że wszystkie nasze projekty nie były takie jak ten. Wierzę, że Crowe UK dokonała właściwego wyboru z M-Files i widzimy to jako długoterminowe partnerstwo dla Crowe UK i M-Files. Uważamy M-Files za narzędzie lub rozwiązanie do przechowywania dokumentów i zarządzania workflowami.”

DLACZEGO M-FILES?

M-Files to globalny lider w zarządzaniu informacjami. Platforma zarządzania dokumentami oparta na metadanych M-Files umożliwia pracownikom wiedzy natychmiastowe znalezienie odpowiednich informacji w dowolnym kontekście, automatyzację procesów biznesowych i egzekwowanie kontroli nad informacjami. Daje to firmom przewagę konkurencyjną i znaczący zwrot z inwestycji, ponieważ dostarczają lepsze doświadczenia klientom i wyższą jakość pracy przy mniejszym ryzyku.